Schluss mit repetitiven Aufgaben: Bau dir deine KI-Assistenten – KI Insights

Warum Assistenten der perfekte Start sind

Wenn wir über KI sprechen, fallen oft die Begriffe «Agenten» und «Assistenten». Der Unterschied ist wichtig:

KI-Assistenten arbeiten im Dialog mit dir. Du gibst eine Anweisung, sie liefern ein Ergebnis, du gibst Feedback. Du behältst die volle Kontrolle über jeden Schritt.

KI-Agenten dagegen arbeiten autonom. Du gibst ihnen ein Ziel, und sie erledigen die Aufgabe selbstständig, ohne dass du jeden Schritt kontrollierst.

Für den Einstieg sind Assistenten perfekt. Sie sind einfacher zu steuern, das Risiko für Fehler ist geringer, und du behältst die volle Kontrolle. CustomGPTs sind genau das: Hochspezialisierte Assistenten, die dir bei einer ganz bestimmten, wiederkehrenden Aufgabe helfen.

Die Macht der Spezialisierung: Was sind CustomGPTs?

Stell dir vor, du hast die Wahl zwischen einem Allgemeinmediziner und einem Herzspezialisten. Wenn du ein spezifisches Herzproblem hast, gehst du zum Spezialisten. Genau so ist es mit CustomGPTs.

ChatGPT ist der Allgemeinmediziner. Es kann von allem ein bisschen. Ein CustomGPT ist der Spezialist. Du trainierst ihn auf eine ganz bestimmte Aufgabe, und darin wird er unschlagbar gut. Das Schöne daran: Du musst ihn nicht wirklich «trainieren», du musst ihm nur sagen, was er tun soll.

Wichtig: CustomGPTs machen vor allem dann Sinn, wenn du etwas regelmässig wiederholst. Nicht für einmalige Aufgaben, sondern für Prozesse, die du immer wieder auf die gleiche Art erledigst. Genau da entfalten sie ihre Stärke.

Die Anwendungsfälle für KMU sind riesig. Hier sind nur ein paar Beispiele für wiederkehrende Aufgaben, die ich selbst bei Unternehmen oder auch bei mir selbst implementiert habe:

Social-Media-Posts für eine ganze Woche? Früher 8 Stunden, jetzt je nach dem nur noch 2–4 Stunden.
Antworten auf wiederkehrende Kundenanfragen kosten statt 3 Stunden pro Woche nur noch 1 Stunde.
Texte in eigenem Stil für verschiedene Kanäle zu schreiben? Statt 2 Stunden sind es oftmals nur noch 15 Minuten.

Diese Zahlen sind wirklich real. Manche Unternehmen sparen mit gezieltem Einsatz von KI-Assistenten über 20 Stunden und mehr pro Woche. Das ist Zeit, die du in dein Kerngeschäft, in Kreativität und in strategische Weiterentwicklung investieren kannst.

Der Schlüssel: Richtig gute Instructions

Bevor wir ins Tutorial einsteigen, muss ich etwas klarstellen: Der grösste Fehler, den ich bei CustomGPTs sehe, sind, dass sie einerseits gar nicht verwendet werden 🙈 oder dann zu oberflächlich mit schlechten Instruktionen. «Schreibe Texte in meinem Stil» reicht dafür natürlich nicht. Da muss schon etwas mehr kommen. 😅

Ich zeige dir gleich ein Beispiel, das auf den ersten Blick vielleicht übertrieben detailliert wirkt. Aber genau diese Detailtiefe macht den Unterschied zwischen einem mittelmässigen und einem hervorragenden CustomGPT aus.

Hands-On Tutorial: Dein Multi-Channel Writing Assistant in ChatGPT

Wir bauen jetzt zusammen in ChatGPT einen CustomGPT, der Texte in deinem persönlichen Stil für verschiedene Kanäle schreibt (E-Mail, LinkedIn, Blog). Das ist eine der nützlichsten Anwendungen, die ich kenne.

Wichtig: Dein Tone of Voice ist nicht auf jedem Kanal gleich. Eine E-Mail schreibst du anders als einen LinkedIn-Post. Deshalb brauchst du für jeden Kanal einen eigenen Tone-of-Voice-Guide.

In diesem Tutorial zeige ich dir den kompletten Prozess am Beispiel E-Mail. Für LinkedIn und Blog würdest du den gleichen Prozess wiederholen.

Der Prozess hat zwei Schritte:

Tone-of-Voice-Analyse (mit normalem «gratis» ChatGPT möglich; Achtung Datenschutz bei E-Mail-Beispielen; Modelltraining in Einstellungen deaktivieren)
CustomGPT bauen (nur möglich mit ChatGPT Plus, Business, Enterprise)

Schritt 1: Tone-of-Voice-Analyse für E-Mails

Bevor wir den CustomGPT bauen, müssen wir deinen E-Mail-Stil analysieren. Das machst du einmalig in einem normalen Chat in ChatGPT.

Was du brauchst: Eine Sammlung von E-Mails, die du selbst geschrieben hast (Datenschutz nicht vergessen 😉) und die deinen typischen Stil zeigen. Das sollten im Minimum 10-15 E-Mails (immer gerne mehr) sein.

Tipp: Speichere die E-Mails in einer Textdatei, die du dann in ChatGPT einfügen kannst. Zum Beispiel so wie ich, in einem Word, das du dann im Chat als Kontext mitgibst.

Auszug aus dem Prompt für die Tone-of-Voice-Analyse

Ergebnis: ChatGPT gibt dir einen strukturierten Tone-of-Voice-Guide (Analyse) speziell für E-Mails mit klaren Regeln. Speichere diesen (z. B. in die Zwischenablage kopieren, oder öffne ein Word) – du fügst ihn gleich in die Custom-GPT-Instructions ein.

Hinweis: Für LinkedIn und Blog würdest du den gleichen Prozess wiederholen, aber mit LinkedIn-Posts bzw. Blog-Artikeln als Beispiele. Jeder Kanal bekommt seinen eigenen Tone of Voice Guide.

Schritt 2: CustomGPT bauen

Jetzt bauen wir den CustomGPT. Du brauchst dafür ChatGPT Plus, Business oder Enterprise.

2.1 GPT-Builder öffnen

Gehe in ChatGPT links auf unter GPTs auf «Erkunden» und dann oben rechts auf «Erstellen». Wähle oben den «Konfigurieren»-Tab.

2.2 Name, Beschreibung und Bild

Name: z. B. «Write Like Me ✍🏻»
Beschreibung: Schreibt Texte in meinem persönlichen Stil für verschiedene Kommunikationskanäle
Bild: Oben in der Mitte kannst du auch noch ein Bild oder Logo hinzufügen

GPT-Builder Konfiguration

2.3 Hinweise: Instructions schreiben (das Herzstück!)

Jetzt kommt der wichtigste Teil den du inkl. des zuvor gespeicherten Tone-of-Voice-Guides ins Feld «Hinweise» einfügst.

Beispiel für CustomGPT Instructions

2.4 Weitere Einstellungen

Unterhalb der Instructions siehst du noch weitere Optionen im Configure-Tab:

Gesprächsaufhänger (Conversation starters): Beispiel-Prompts, die Nutzer direkt anklicken können
Wissen (Knowledge): Hier kannst du Dateien hochladen, auf die der GPT zugreifen soll
Funktionen: Internetsuche, Bildgenerierung, Code-Interpreter
Empfohlenes Modell: Für unseren E-Mail-Assistenten kannst du GPT-5 wählen
Aktionen: Möglichkeit, Daten von anderen Apps zu integrieren

Weitere Einstellungen im GPT-Builder

2.5 Speichern

Klicke oben rechts auf «Erstellen» und wähle «Nur ich». Fertig!

Prüfe:

Passt der Stil zu deinen E-Mails?
Stimmt die Betreffzeile?
Ist die Anrede korrekt?
Fühlt es sich an wie deine eigene E-Mail?

Wenn etwas nicht passt, gehe zurück zum Tone-of-Voice-Guide und verfeinere ihn.

Warum so detailliert?

Du denkst jetzt vielleicht: «Das ist ja wahnsinnig aufwendig!» 😅

Und du hast recht. Ja, ist es. Und ich will ehrlich sein: Einen wirklich guten CustomGPT zu bauen, braucht Zeit. Je nach Kanal und Detailgrad kannst du mit mehreren Stunden rechnen, bis alles steht.

Für diesen hier hatte ich inklusive Prompts, Verfeinern der Prompts, Testing etc. vielleicht 1-2 Stunden.

Aber genau diese Investition macht den Unterschied. Ein CustomGPT mit vagen Instructions und keinen Beispielen oder anderen Daten wird dir generische, austauschbare Texte liefern. Ein CustomGPT mit einem präzisen Tone-of-Voice-Guide wird dir Texte liefern, die klingen, als hättest du sie selbst geschrieben.

Wenn du jede Woche E-Mails, LinkedIn-Posts oder Angebote schreibst, die einem ähnlichen Muster folgen, sparst du diese Zeit schnell wieder ein. Wenn du etwas nur einmal im Monat machst, lohnt sich der Aufwand eher nicht.

So nutzt du deinen CustomGPT

Jetzt, wo dein CustomGPT fertig ist, gibt es zwei Möglichkeiten:

Variante 1: Direkt aus dem Seitenmenü Links in der Seitenleiste siehst du unter «GPTs» alle deine CustomGPTs aufgelistet. Klicke einfach auf deinen Writing Assistant, und du startest einen neuen Chat direkt mit ihm.

Variante 2: Mit @ in einem laufenden Chat ansprechen Du kannst auch in einem normalen Chat mit ChatGPT arbeiten und deinen CustomGPT erst später dazuholen. Tippe einfach @ und wähle deinen GPT aus der Liste.

Tipp: Die @-Methode ist besonders praktisch, wenn du bereits Kontext im Chat aufgebaut hast. Der CustomGPT sieht dann die vorherige Konversation und kann darauf aufbauen.

CustomGPT Nutzung

Die häufigsten Fehler (und wie du sie vermeidest)

Tone-of-Voice-Analyse überspringen – Ohne Analyse weiss der CustomGPT nicht, wie dein Stil aussieht. Die Analyse ist die wichtigste Investition.
Zu wenige Beispiele – Je mehr qualitativ gute Beispiele, desto präziser die Analyse.
Gleicher Tone of Voice für alle Kanäle – Eine E-Mail schreibst du anders als einen LinkedIn-Post. Jeder Kanal braucht seinen eigenen Guide.
Tone-of-Voice-Guide zu vage – «Freundlich» ist zu vage, «Freundlich und hilfsbereit, professionell aber nicht steif» ist präziser.
Nicht iterieren – Der erste Versuch wird nicht perfekt sein. Teste mehrmals, sammle Feedback, verfeinere deine CustomGPTs stetig.
Für einmalige Aufgaben nutzen – CustomGPTs machen nur Sinn für Aufgaben, die du mindestens einmal pro Woche machst.

Was kostet das Ganze?

CustomGPTs sind Teil von ChatGPT Plus, Business und Enterprise: Das beginnt bei 20 USD/Monat (ca. 18 CHF).

Die Rechnung: Wenn du nur 2 Stunden pro Woche sparst, sind das 8 Stunden pro Monat. ChatGPT ist nicht zu teuer – es ist eigentlich viel zu günstig. Das gilt aber natürlich nur, wenn man weiss, wie man es richtig nutzt. 😅

Key Takeaways

✅ CustomGPTs sind spezialisierte KI-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben und nicht für einmalige Projekte
✅ Jeder Kanal braucht seinen eigenen Tone-of-Voice-Guide – eine E-Mail schreibst du anders als einen LinkedIn-Post
✅ Der Tone-of-Voice-Guide ist das Herzstück: Er definiert deinen Stil als klares Regelwerk
✅ Ich habe dir E-Mail als Beispiel gezeigt: Für LinkedIn und Blog wiederholst du den gleichen Prozess
✅ Die Zeitersparnis kann je nachdem ein paar Stunden pro Woche sein
✅ Iteriere: Teste, sammle Feedback, verfeinere den Guide

Mein Fazit

Ich bin überzeugt: CustomGPTs sind eine der praktischsten KI-Anwendungen für KMU – wenn du sie richtig einsetzt.

Das gleiche Prinzip funktioniert für unzählige andere wiederkehrende Aufgaben:

Ein Assistent, der Kundenfeedback analysiert und kategorisiert
Ein Assistent, der Meeting-Notizen in strukturierte Protokolle umwandelt
Ein Assistent, der Produktbeschreibungen nach deinem Schema erstellt
Ein Assistent, der FAQs beantwortet

Der Schlüssel ist immer derselbe: Präzise Analyse, detaillierte Instructions, klare Regeln. Und vor allem: Es muss eine repetitive Aufgabe sein, die du regelmässig erledigst.

Probier es aus. Such dir eine Aufgabe, die dich nervt und die du immer wieder auf die gleiche Art machst. Analysiere, wie du sie erledigst. Schreibe präzise Instructions. Baue deinen Assistenten.

Geht übrigens in ähnlichem Stil auch in Google Gemini (dort heissen sie «Gems») oder Microsoft Copilot. Bei Letzterem heissen sie verwirrenderweise «Agenten» (was sie eigentlich definitionsgemäss nicht sind 🙈).