Schluss mit Admin-Chaos: Wie ich 90% meines Workshop-Aufwands automatisiert habe

Der Weckruf: Warum wir (dank KI) endlich über Prozesse reden

In vielen Fällen, in denen Kunden mich für eine «KI-Lösung» anfragen, stelle ich fest, dass wir für einen schönen Teil der Zeitersparnis gar nicht immer generative KI brauchen.

Oft reicht simple, aber mächtige Workflow-Automatisierung, wie man sie schon seit Jahren machen kann. Aber manchmal ist KI das perfekte Werkzeug für ein kleines, aber nerviges Problem. Und manchmal macht KI im Workflow gewisse Automationen erst möglich.

Mein Ansatz: Erst denken, dann bauen

Bevor ich auch nur ein einziges Tool öffne, steht die wichtigste Entscheidung an.

Die Gretchenfrage: Kaufen oder selber bauen?

Für fast jedes Problem gibt es eine spezialisierte Software. Für meine Workshops könnte ich eine Kursadministrations-Software kaufen.

Aber: 80% meiner Arbeit sind individuelle Teamschulungen für Unternehmen. Ich habe mit meinen KIckstart-Workshops aktuell nur ein einziges Format für Einzelpersonen, das aber regelmässig (ca. 2x pro Monat) stattfindet.

Die Rechnung ist einfach: 12 Monate x 2 Workshops x 5 Stunden Admin = 120 Stunden pro Jahr. Das ist für mich zu viel, um es manuell zu machen, aber zu wenig, um eine teure Software zu rechtfertigen. Und die Arbeit ist enorm repetitiv und deshalb auch fehleranfällig (schon mehrfach passiert 🙈).

Die perfekte Ausgangslage also, um einmalig 1-2 Tage zu investieren und den Prozess selbst durchzudenken und zu (teil)automatisieren.

Der Prozess-Deep-Dive: Die Macht der SOP

Wenn die Entscheidung für «selber bauen» gefallen ist, kommt der härteste Teil: den Prozess sauber durchdenken und aufschreiben. Was sind die genauen Schritte? Welche Ausnahmen gibt es? Welche Daten brauche ich an welchem Punkt?

Für die meisten Anwendungsfälle reicht eine simple Standard Operating Procedure (SOP) völlig aus. Das ist nichts anderes als eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung. Für komplexere Prozesse mit vielen Verzweigungen und parallelen Abläufen gibt es z. B. BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation).

SOP Beispiel

Die KI als Sparringspartner: Ich baue meine SOPs im Übrigen mit einem KI-Assistenten (Custom GPT), der mir diese so zusammenstellt, wie ich sie brauche. Er stellt mir die richtigen Fragen, ich beantworte sie, und er erstellt dann die SOP.

Praxisbeispiel: Mein KIckstart-Workshop-Workflow in make.com

Nachdem wir den Prozess exakt runtergebrochen haben, können wir ihn jetzt in make.com umsetzen.

Szenario 1: Von der Website-Anmeldung ins Google Sheet

Dieses Szenario fängt die Daten aus dem Anmeldeformular auf meiner Website ab, normalisiert die Telefonnummer (mit GPT-4.1-nano) und schreibt alles sauber in eine neue Zeile in mein Google Sheet.

Szenario 1 Workflow

Modul 1: Webhooks «Custom Webhook» Dieses Modul stellt eine einzigartige URL bereit, die vom Formular auf meiner Website aufgerufen wird, sobald jemand auf «Anmelden» klickt.

Modul 2: OpenAI «Generate a response» Hier kommt ein perfektes Beispiel, wo KI die pragmatischste Lösung ist. Bei meinem Web-Formular konnte ich ohne teure Plugins nicht erzwingen, dass Telefonnummern in einem einheitlichen Format (+41 81 511 70 00) eingegeben werden.

OpenAI Modul für Telefonnummer-Normalisierung

OpenAI Konfiguration

Modul 3: JSON «Parse JSON» Die Antwort von OpenAI kommt als Text im JSON-Format zurück. Dieses Modul wandelt den Text in strukturierte Daten um.

Modul 4: Google Sheets «Add a Row» Fügt eine neue Zeile in mein «Anmeldungen KIckstart»-Sheet ein.

JSON Parse und Google Sheets Module

Google Sheets Konfiguration

Szenario 2: Von der Bestätigung zur fertigen Rechnung

Dieses zweite Szenario startet, sobald ich im Google Sheet den manuellen Startschuss für die Rechnungsstellung gebe. Es erstellt den Kontakt und die Rechnung in meinem Buchhaltungstool (Bexio) und legt das fertige PDF in meinem Google Drive ab.

Szenario 2 Workflow

Modul 1: Google Sheets «Watch Changes» Überwacht mein «Anmeldungen»-Sheet. Sobald ich in der Spalte «RG erstellt» den Wert «Erstellen» eintrage, startet der Workflow.

Modul 2: Tools «Switch» Wandelt die Anrede aus dem Google Sheet in die von Bexio erwartete Zahl um (z.B. 1 für «Herr», 2 für «Frau»).

Modul 3: Bexio «Search Contacts» Sucht anhand der E-Mail-Adresse, ob der Kontakt in Bexio bereits existiert.

Modul 4: Router Eine Weiche: Wenn der Kontakt eine Firma ist → Pfad A. Wenn nicht → Pfad B.

Modul 5 (Pfad B): Bexio «Create Contact» Erstellt einen neuen Kontakt in Bexio mit den Daten aus dem Google Sheet.

Modul 6: Bexio «Create Invoice» Erstellt die Rechnung mit den Daten aus dem Google Sheet und vordefinierten Rechnungspositionen.

Modul 7: Bexio «Export Invoice to PDF» Lädt das generierte Rechnungs-PDF von Bexio herunter.

Modul 8: Google Drive «Upload a file» Lädt das PDF in den richtigen Google Drive Ordner hoch.

Bexio Module Details

Bexio Rechnungserstellung

Bexio PDF Export

Google Drive Upload

Die Tools: make.com vs. n8n – eine pragmatische Entscheidung

Für dieses Projekt habe ich mich für make.com entschieden, obwohl ich auch ein grosser Fan von n8n.io bin (ich nutze beide intensiv). Beide Tools sind europäische Produkte (Make aus Tschechien, n8n aus Deutschland).

Vergleich make.com vs n8n

Vergleich Fortsetzung

Vergleich Fazit

Der Mut zur Lücke: «Human in the Loop»

Ein häufiger Fehler: Alles automatisieren wollen. Mein Workflow ist bewusst nicht zu 100% automatisiert. An entscheidenden Stellen behalte ich die Kontrolle:

Anmeldebestätigung: Ich prüfe jede Anmeldung kurz persönlich, bevor der Rechnungsprozess startet
E-Mail-Versand: Die Bestätigungs-E-Mail mit Rechnung versende ich nach einer kurzen Kontrolle

Warum? Weil das meine Kunden sind. Ich will sicherstellen, dass alles passt, bevor eine Rechnung rausgeht. «Human in the Loop» ist hier kein Bug, sondern ein Feature.

Wichtig: Denke auch an Edge Cases. Was passiert, wenn sich jemand per E-Mail anmeldet und nicht über das Formular? Was, wenn jemand eine andere Rechnungsadresse angibt? Diese Edge Cases musst du entweder mitautomatisieren oder einen manuellen Prozess dafür definieren.

Datenschutz: Der Reality-Check

Wenn du Kundendaten zwischen verschiedenen Cloud-Diensten hin- und herschickst, ist Datenschutz ein riesiges Thema:

Serverstandort & DSGVO: Make.com bietet EU (Dublin) und USA (Virginia). n8n.io Cloud hostet in Deutschland (Frankfurt). Beide sind DSGVO-konform.
Google Workspace: Mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und der Option, Daten in Europa zu speichern.
AVV/DPA: Mit jedem Dienst, der personenbezogene Daten verarbeitet, musst du einen AVV abschliessen.
Cloud vs. Self-Hosting: n8n.io kann selbst gehostet werden – maximale Datenkontrolle, aber technisch anspruchsvoller.
Datenminimierung: Übertrage nur die Daten, die für den jeweiligen Prozessschritt notwendig sind.

Key Takeaways

✅ Automatisierung beginnt im Kopf, nicht im Tool. Erst den Prozess sauber durchdenken, dann bauen. Gerne auch mit SOP.
✅ Frage dich immer: Kaufen oder selber bauen? Nicht für jedes Problem ist eine Eigenlösung der beste Weg.
✅ KI ist ein mächtiger Sparringspartner für die Prozessanalyse, aber gar nicht immer die Lösung für die Automatisierung selbst.
✅ KI ermöglicht aber durchaus ganz neue Workflow-Ansätze, die ohne sie noch gar nicht möglich gewesen wären.
✅ «Human in the Loop» ist für kritische Prozesse kein Bug, sondern ein Feature.

Mein Fazit

Workflow-Automatisierung ist grundsätzlich kein Hexenwerk (jede und jeder kann das lernen), aber auch kein Quick-Fix. Es erfordert einen hohen Anfangsaufwand, zahlt sich aber bei repetitiven Aufgaben extrem aus.

Die 1-2 Tage, die ich investiert habe, sparen mir jedes Jahr locker über 100 Stunden – Zeit, die ich für meine Kunden und meine strategische Arbeit nutzen kann.

Die wichtigste Erkenntnis: Automatisierung beginnt im Kopf, nicht im Tool. Erst den Prozess sauber durchdenken, dann bauen.

Die zweitwichtigste Erkenntnis: Frage dich immer: Kaufen oder selber bauen? Nicht für jedes Problem ist eine Eigenlösung der beste Weg.

Das Schöne an Make und n8n: Es ist mit beschränktem technischem Know-how möglich, ziemlich viele Prozesse gezielt zu (teil)automatisieren. Und bei Fragen zu den Tools können übrigens auch ChatGPT und Co. sehr gut helfen. 😉